Kardex de inventario

El kardex es el registro de un producto, movimiento por movimiento: cada entrada, cada salida y cada ajuste, con lo que costó y con el saldo que dejó. Es el nombre más usado en Colombia; en México también se le dice tarjeta de almacén. Se lleva uno por producto, y juntos te dicen cuánto tienes sin tener que contar.

Para qué sirve

• Saber cuántas quedan de cada producto sin ir al anaquel.
• Saber cuánto te costó lo que vendiste, que es lo que necesitas para saber cuánto le ganaste.
• Encontrar diferencias. Si el conteo físico no coincide con el saldo del kardex, sabes que falta un movimiento o que algo se perdió.
• Saber el valor de tu inventario: la suma del saldo de todos los kardex.

Qué columnas lleva

• Fecha del movimiento.
• Detalle: compra, venta o ajuste, con su referencia (factura del proveedor, folio de la nota de venta, motivo del ajuste).
• Entradas: cantidad, costo unitario y total.
• Salidas: cantidad, costo unitario (el promedio del momento) y total.
• Saldo: cantidad, costo promedio y valor después del movimiento.

Cómo se calcula el costo promedio ponderado

Nuevo promedio = (saldo × promedio + cantidad que entra × su costo) ÷ (saldo + cantidad que entra)

• Solo las entradas cambian el promedio.
• Las salidas y las mermas salen al promedio del momento y no lo cambian.
• Si el saldo estaba en cero o negativo, el nuevo promedio es simplemente el costo de la entrada.

Ejemplo de kardex con promedio ponderado

Una ferretería lleva el kardex de su pintura vinílica blanca en cubeta de 19 L. Empieza el mes con 6 cubetas a $980.00 ($5,880.00).

Renglón por renglón

1. 2 sep, entrada: entran 10 a $1,020.00 = $10,200.00. Nuevo promedio: ($5,880.00 + $10,200.00) ÷ (6 + 10) = $16,080.00 ÷ 16 = $1,005.00.
2. 5 sep, venta: salen 4 al promedio de $1,005.00 = $4,020.00. Quedan 12 × $1,005.00 = $12,060.00. El promedio no cambia.
3. 10 sep, entrada: entran 4 a $1,050.00 = $4,200.00. Nuevo promedio: ($12,060.00 + $4,200.00) ÷ (12 + 4) = $16,260.00 ÷ 16 = $1,016.25.
4. 15 sep, venta: salen 9 × $1,016.25 = $9,146.25. Quedan 7 × $1,016.25 = $7,113.75.
5. 20 sep, merma: una cubeta llegó golpeada y no se puede vender. Sale como ajuste al promedio: $1,016.25. Quedan 6 × $1,016.25 = $6,097.50.

Para comprobarlo: saldo inicial $5,880.00 + entradas $14,400.00 − salidas $14,182.50 = $6,097.50, el mismo valor del último saldo.

Del kardex a la ganancia

En el mes se vendieron 13 cubetas y su costo fue $4,020.00 + $9,146.25 = $13,166.25. Si se vendieron a $1,450.00 cada una, las ventas fueron $18,850.00 y la ganancia bruta, $18,850.00 − $13,166.25 = $5,683.75. La merma de $1,016.25 no es costo de venta: es mercancía perdida, y el kardex la deja a la vista.

Promedio ponderado o PEPS

Hay dos formas comunes de ponerle costo a las salidas. Con el promedio ponderado, cada salida se va al costo promedio de lo que tienes, como en el ejemplo. Con PEPS (primeras entradas, primeras salidas), cada salida se va al costo de la compra más vieja que todavía tienes. En un negocio que mezcla mercancía de varias compras en el mismo anaquel, el promedio es más sencillo de llevar y es el que usan la plantilla y Sumadito. Si llevas contabilidad formal, confirma el método con tu contador.

Kardex en Excel o en Sumadito

La plantilla de inventario trae una hoja Kardex: anotas tus entradas y salidas en Movimientos, eliges la clave del producto y sale este mismo formato, con las fórmulas del promedio hechas. El ejemplo de esta página viene precargado.

En tu cuenta de Sumadito cada producto tiene su kardex sin que lo armes: cada entrada (ENT), cada ajuste (AJU) y cada nota de venta que emites queda como un movimiento con la existencia que dejó. La nota congela su costo al emitirla, así la ganancia de cada venta no cambia aunque después compres más caro; si la cancelas, las piezas regresan al mismo costo.

Preguntas frecuentes