Cómo hacer un inventario paso a paso

Hacer un inventario es contar lo que tienes, ponerle costo y compararlo con lo que dicen tus registros. Sirve para tres cosas: saber cuánto dinero tienes en mercancía, encontrar lo que se está perdiendo y saber qué resurtir. Si nunca has hecho uno, el primero es también tu punto de partida: lo que cuentes ese día es tu saldo inicial.

Antes de empezar

• La lista de productos. Clave, nombre y unidad de todo lo que vendes. La hoja Catálogo de la plantilla de inventario ya trae esas columnas.
• El día y la hora de corte. Cuenta con el negocio cerrado o en la hora más tranquila. Lo que se venda o llegue mientras cuentas, anótalo aparte.
• La hoja de conteo impresa y un par de plumas. Una hoja por área o anaquel.
• Las personas. Lo ideal es en parejas: una cuenta y otra anota. Quien revisa no debería ser quien contó.

Paso a paso

1. Ordena y divide por áreas

Junta lo que está regado, aparta lo roto o caducado (se cuenta, pero aparte) y divide el local en áreas: mostrador, anaqueles, bodega. Numera los anaqueles y asigna cada área a una pareja.

2. Cuenta en orden

Anaquel por anaquel, de izquierda a derecha y de arriba abajo, sin brincarte. En cajas cerradas, cuenta cajas × piezas por caja y abre una al azar para confirmar. Marca lo que ya contaste (una etiqueta o una marca de gis) para no contarlo dos veces.

3. Anota en la unidad correcta

Si el producto se vende por caja, cuenta cajas; si se vende por pieza, cuenta piezas. Lo abierto se anota en la misma unidad: media caja de 100 tornillos son 0.5 cajas o 50 piezas, según cómo lo tengas en tu lista.

4. Compara contra tus registros

Al terminar, escribe lo que dice tu sistema o tu Excel y saca la diferencia: contado − existencia en sistema. Negativa: falta mercancía. Positiva: sobra.

5. Vuelve a contar lo que no cuadra

Antes de corregir nada, recuenta cada producto con diferencia, de preferencia otra persona. Muchas diferencias desaparecen en el segundo conteo.

6. Busca la causa y ajusta

Lo que siga sin cuadrar tiene una causa: una venta sin nota, una compra que no se registró, algo roto, algo guardado en otro lado. Anótala y ajusta con su motivo (conteo físico, merma o daño). El ajuste deja tus registros igual a lo que hay.

7. Saca el valor del inventario

Multiplica lo contado por su costo promedio y suma todo. Ese es el dinero que tienes en mercancía.

8. Revisa mínimos y agenda el siguiente conteo

Con el inventario al día, pon o ajusta el mínimo de cada producto y decide cuándo vuelves a contar.

Ejemplo: conteo en una ferretería

Cuatro productos de un anaquel. La diferencia se valúa al costo promedio de cada uno.

Desliza la tabla para ver todas las columnas.

• Foco LED 9 W luz blanca: faltan 3 piezas, $78.00 a costo. Se recontó y siguen faltando; si no aparecen, va un ajuste de −3 por conteo físico.
• Tornillo para madera 1 1/2", caja con 100: sobra 1 caja. Casi siempre es una venta que se anotó dos veces o una compra que no se registró: búscala antes de ajustar.
• El valor de lo contado en este anaquel es $962.00 + $217.50 + $1,102.00 + $448.00 = $2,729.50.

Inventario de una tienda: lo que cambia

En una tienda abierta al público lo difícil es que la mercancía se mueve mientras cuentas. Cuenta antes de abrir o después de cerrar, empieza por la bodega (que no se mueve) y deja el piso de venta al final. Lo que esté apartado para un cliente o esperando entrega, cuéntalo aparte: ya está vendido.

Completo o por partes

El inventario completo cuenta todo el mismo día; hazlo al menos una vez al año. El inventario por partes, o cíclico, cuenta un pedazo cada semana: un anaquel, una familia de productos o lo que más vendes. Tarda menos, no cierra el negocio y encuentra los errores cuando todavía te acuerdas de qué pasó.

Errores comunes

• Contar con el negocio abierto sin anotar lo que se vende mientras tanto.
• Mezclar unidades: cajas en un renglón y piezas en otro del mismo producto.
• Ajustar sin recontar. La mitad de las diferencias son errores de conteo.
• Ajustar sin motivo. Si todo va como “ajuste”, nunca sabrás cuánto pierdes por merma.
• No registrar las entradas. Si la mercancía llega y no se anota, el sistema dirá que tienes menos y el mínimo avisará de más.

El conteo en Sumadito

En tu cuenta, entra a Inventario, toca Nuevo ajuste y elige el motivo Conteo físico: escribes lo que contaste de cada producto y Sumadito ajusta la diferencia. Lo roto o perdido va con el motivo Merma o daño. Cada ajuste lleva folio (AJU) y queda en el kardex del producto. Como cada nota de venta descuenta existencias al emitirla, entre un conteo y otro tus números se mantienen al día solos.

Preguntas frecuentes