Cómo hacer una cotización en dos minutos
Una cotización es la propuesta formal de precio que le mandas a un cliente antes de vender. En un negocio pequeño se hace varias veces por semana y casi siempre por WhatsApp, así que lo que importa es que salga rápido, se vea profesional y no tenga errores de suma. El editor de arriba está hecho para eso.
- Tu negocio. Nombre, teléfono y correo. Si tienes logo, súbelo una vez; se guarda en tu navegador.
- Tu cliente. Con el nombre basta. Empresa, correo y teléfono son opcionales.
- Los conceptos. Qué vendes, cuántas unidades y a qué precio. Puedes dar descuento por línea o marcar un concepto como exento de impuesto.
- Impuestos y descuento. El editor ya trae el impuesto de tu país. Si tus precios ya lo incluyen, como es costumbre en Chile, actívalo y el total será la suma de los precios.
- Condiciones y vigencia. Cómo se paga, cuánto tarda la entrega y hasta cuándo vale el precio.
- Descarga el PDF o mándalo. En el teléfono, “Enviar PDF” abre WhatsApp directo.
Qué debe llevar una cotización
- Datos del que cotiza: nombre del negocio, identificación fiscal si aplica, contacto.
- Datos del cliente y fecha de emisión.
- Un número de cotización, para que las dos partes hablen del mismo documento. Con cuenta, Sumadito lo asigna solo: CT-0001, CT-0002…
- Conceptos con cantidad, unidad, precio unitario e importe.
- Subtotal, descuentos, impuestos desglosados y total.
- Vigencia, condiciones de pago y tiempo de entrega.
- Notas: garantía, qué incluye y qué no.
Formato de cotización en Word, Excel o PDF
Si prefieres una plantilla para llenar a mano, en plantilla de cotización hay tres archivos gratis: Word para editar el texto, Excel con las fórmulas de subtotal, IVA y total, y un PDF de ejemplo. Son el mismo formato que produce el editor.
Cotización, presupuesto, proforma, nota de venta y factura
| Documento | Para qué sirve | Dónde se usa el nombre |
|---|---|---|
| Cotización | Proponer precio antes de vender | México, Colombia, Chile |
| Proforma | Lo mismo; a veces con datos bancarios o de embarque | Perú, Ecuador, exportación |
| Presupuesto | Lo mismo | España, Argentina |
| Nota de venta | Registrar una venta ya hecha, sin efectos fiscales | México |
| Factura | Comprobante fiscal de la venta | Todos, con reglas de cada país |
Sumadito hace cotizaciones y, pronto, notas de venta. No hace facturas fiscales: eso lo sigue haciendo tu sistema de facturación o tu contador.
Cómo mandar una cotización por WhatsApp
Descarga el PDF y adjúntalo, o desde el teléfono usa “Enviar PDF”, que abre la hoja de compartir con WhatsApp entre las opciones. Acompáñalo con un mensaje corto que diga el total y hasta cuándo vale: “Hola Laura, te mando la cotización de los dos minisplits: $23,490 con IVA, instalados. Vale hasta el 6 de octubre. Cualquier duda me dices.” Cuando tengas cuenta, en lugar del PDF podrás mandar un link: sabrás cuándo lo abrió y tu cliente podrá aceptar desde ahí.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una cotización?
Es el documento con el que le dices a un cliente cuánto cuesta lo que pide: conceptos, cantidades, precios, impuestos y condiciones. No es una factura ni obliga a pagar; es una propuesta con vigencia.
¿Cómo hago una cotización rápido?
Abre el editor de esta página, escribe encima del ejemplo tu negocio, tu cliente y los conceptos, revisa el total y descarga el PDF. Dos minutos desde el celular.
¿Necesito registrarme para descargar el PDF?
No. El PDF se genera en tu dispositivo, sin registro y sin marca de agua. Solo necesitas cuenta si quieres compartirla por link y saber cuándo la abren.
¿Qué impuesto lleva la cotización?
El de tu país: IVA 16 % en México, IVA 19 % en Colombia, IGV 18 % en Perú e IVA 19 % incluido en el precio en Chile. Puedes cambiarlo, agregar retenciones o marcar líneas exentas.
¿Cuánto tiempo es válida una cotización?
Lo que tú digas en el campo de vigencia. Lo común son 15 o 30 días; si los precios cambian seguido, pon menos.
¿Es lo mismo cotización que presupuesto o proforma?
Es el mismo documento con otro nombre según el país: cotización en México, Colombia y Chile; proforma en Perú; presupuesto en España y Argentina. El editor te deja elegir el título.