Cotización, presupuesto, proforma, nota de venta y factura

Qué es cada documento, en qué país se llama así y cuál usar en cada momento.

Son cinco nombres para tres momentos: antes de vender, al vender y al cobrar con efectos fiscales.

Antes de vender: cotización, presupuesto, proforma

Los tres son la misma cosa: una propuesta de precio con vigencia. Cambia el nombre por país. En México, Colombia y Chile se dice cotización; en Perú y Ecuador, proforma; en España y Argentina, presupuesto. La proforma a veces trae datos bancarios o de embarque porque se usa en exportación, pero sigue sin ser una factura. En el editor eliges el título que usa tu cliente.

Al vender: nota de venta o remisión

Registra que la venta ocurrió y qué se entregó. No tiene efectos fiscales; sirve para control interno, para el cliente y para descontar inventario. En México se llama nota de venta o nota de remisión. Sumadito la tendrá pronto, generada desde la cotización aceptada.

Al cobrar con efectos fiscales: factura

La factura es el comprobante fiscal: CFDI en México, factura electrónica en Colombia, Perú y Chile. La emite tu sistema de facturación o tu contador con las reglas de cada país. Sumadito no hace facturas fiscales a propósito: una cotización no debe parecer una.

Cuál usar